Facturación con código de barras... ¿La puedo utilizar en mi empresa?

En el artículo anterior vimos que existe la posibilidad para algunos contribuyentes de que impriman sus propias facturas, sin tener que recurrir a una imprenta, y sin tener que entrar en la modalidad de factura electrónica.

¿Para quienes se recomienda esta modalidad? Esta modalidad es útil para aquellos contribuyentes que todavía no deseen facturar electrónicamente, y está dirigida a contribuyentes con ingresos menores a cuatro millones de pesos anuales.

¿Que requisitos se deben de cumplir para esta modalidad?

(1) Como ya lo mencionamos, que los ingresos no exedan de los cuatro millones de pesos anuales.

(2) Solicitar al SAT folios y en su caso serie, mediante el sistema SICOFI.

(3) Una vez aprobados los folios, tomar nota del número de aprobación, así como de la vigencia de los folios, y muy importante, descargar la imágen con el código de barras que nos proporciona el SAT al momento de la aprobación.

Una vez obtenida la autorización ¿Cómo utilizo mis folios? Esto ya depende de cada contribuyente, algunas opciones son:

(A) Utilizar un formto en excel, word, etc y sólo estar cambiando los datos de la factura (folio, fecha, datos del cliente, concepto e importes). La ventaja es que no dependemos de nadie para imprimir nuestras facturas, la desventaja es que podemos perder el control de los folios y duplicarlos o saltarlos, ademas de tener que estar capturando los datos fiscales de nuestros clientes una y otra vez.

(B) Mandar hacer las facturas a la imprenta de nuestra preferencia, si, como solíamos hacerlo, la diferencia es que esta vez ellos ya no tienen que solicitar la aprobación, nosotros le debemos proporcionar a la imprenta el número de aprobación, la vigencia y el código de barras, ademas de asegurarnos que aparezcan las leyendas "La reproducción apócrifa de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales", asi como de "Este comprobante tendrá una vigencia de dos años contados a partir de la fecha de aprobación de folios la cual es: dd/mm/aaaa" requisitos que seguramente en la imprenta conocerán. Entre sus ventajas: buena presentación de nuestros documentos, si los documentos estan foliados tenemos la seguridad que no nos equivocaremos con los folios, y si ya contamos con un sistema de facturación que nos permita imprimir facturas, podemos aprovecharlo para guardar los datos de nuestros clientes y productos; la desventaja podría ser el costo de mandar imprimir, y en el caso de no contar con un sistema de facturación, el estar escribiendo los mismos datos repetidamente.

(C) Una tercera opción es contar con nuestro propio sistema de facturación que nos permita generar e imprimir nuestra factura a nuestro gusto, de este modo llevamos el control de los folios, el sistema valida que no se repitan, que la fecha no este fuera de vigencia, los datos de nuestros clientes estan guardados y sobre todo, imprimimos sólo la factura que se va generando, evitando costos innecesarios de impresión. La desventaja podría ser el costo mismo del sistema, aqui depende ya de las necesidades del contribuyente y el valor agreagado que pudiera tener el software.

¿Que costo tiene adquirir un sistema de facturación con código de barras? El costo es variable, dependiendo del proveedor, del sistema y del valor agregado de mismo, pudiera costar menos, lo mismo, o mas que si mandaramos imprimir nuestras facturas, aquí lo importante es como ya mencionamos, el valor agregado del sistema: si genera presupuestos, si esta preparado para migrar a facturación electrónica si fuera necesario, si maneja otros módulos como inventarios, cuentas por cobrar, si esta en posibilidad de para crecer junto con las necesidades del usuario, entre otras cuestiones.

¿Qué opción recomiendan para facturar con código de barras? Nosotros ya mencionamos tres opciones, sin embargo pueden existir mas, ademas esta pregunta solo la puede responder el contribuyente en función de sus necesidades, presupuesto y volúmen de operación.

Espero les haya sido de utilidad este artículo, cualquier comentario pueden hacerlo a traves de la sección de contacto.